Cómo realizar reuniones eficientes

 Escrito el 24 Enero 2015

Cómo realizar reuniones eficientes

El mundo corporativo parece haber sido tomado por las reuniones. Muchos ejecutivos probablemente pasan una parte considerable de su día en salas con colegas, empleados, clientes y proveedores. Hace un par de días te dimos algunas claves sobre cómo sobrevivir sin reuniones. Existen muchas críticas al tiempo “perdido” en reuniones, pero cuando bien ejecutadas, son herramientas importantísimas en la colaboración, trabajo en equipo y gestión empresarial.

Puedes hacer tus reuniones más eficientes usando estas sugerencias:

1. Define la agenda antes de la reunión

El enfoque es una de las características más importantes de una reunión eficiente. Al distribuir a los participantes una lista de los temas que serán tratados, estarás dando el primer paso para evitar dispersiones y asuntos fuera del contexto de la reunión.

2. Preparación previa de los participantes

Al distribuir la agenda de la reunión, informa también la preparación que los participantes deben hacer. Leer reportes y datos preliminares, llevar documentos a la reunión y especificar el tiempo que esta durará, aumentarán la productividad. El tiempo de la reunión no debe ser usado para la lectura de un documento que ya podría haber sido distribuido o una explicación de un tema que ya estaba disponible previamente.

3. Escoge alguien para registrar la minuta

La minuta no debe ser escribida por el líder o facilitador de la reunión. Esto solamente haría que todos se quedaran aguardando durante los momentos que la persona escribe. Además, es importante tener un modelo predefinido para la minuta, considerando que serán registrados pendientes, decisiones, responsabilidades y plazos.

4. No permitas que temas sean mezclados

La agenda puede ser modificada cuando extremamente necesario, pero esto debe ser evitado al máximo. Lo que no puede suceder es la mezcla de asuntos. No dejes que los participantes pierdan tiempo en discusiones que no están relacionadas al tema en pauta. Si es necesario discutir otro tema, modifica la agenda y pide a todos que aguarden el momento correcto para tratarlo.

5. Mantén las reuniones dentro del horario de trabajo

Muchas reuniones serán urgentes e imprevisibles, y talvez tendrán que ser realizadas fuera del horario laboral normal. Entretanto, las reuniones que puedan ser agendazas y preparadas con anticipo debe concentrarse dentro del horário de trabajo. Aunque el equipo pueda ser proactivo, enérgico y dedicado, siempre queda la sensación de aguardar el fin de la reunión para regresar a casa. Esto solamente causaría que algunos participantes busquen la solución más rápida, y no la mejor.

6. Trabaja con datos, no con política

La política debe quedar del lado de afuera durante las reuniones. Si decisiones son tomadas en base a opiniones personales de algunos, o el jefe termina por ignorar las ideas de los empleados y decide solo, los participantes no tendrán motivación para buscar soluciones mejores, y la reunión deja de tener propósito. Trabaja siempre con datos y evidencias, y obtén consenso de que los pasos correctos se están tomando.

7. Controla el tiempo

Después de algún tiempo dentro de una sala de juntas, las personas empiezan a perder la concentración, y en algunos casos la paciencia. Reuniones largas debe tener pausas programadas (y seguidas estrictamente). Si la agenda de la reunión define un tiempo para cada tema, estos horarios deben ser seguidos. Si están gastando mucho tiempo con una discusión interminable, propón continuarla posteriormente y pasar al tema siguiente (esto permitirá que los participantes vuelvan al tema con la cabeza más fresca). Estas acciones de control de tempo ayudarán mucho a mantener el enfoque y eficiencia en la reunión.

8. Escoge el ambiente correcto

El local y ambiente de la reunión son factores determinantes para su suceso. El local debe ser bien iluminado. Si necesitas apagar la luz para una presentación, hazlo en el menor tiempo posible, porque de otra forma se causará un efecto de relajamiento en el grupo. La temperatura debe ser, de preferencia, un poco baja. No para que todos pasen frío, pero hay que tener el cuidado porque temperaturas tibias también causan relajamiento. Escoge también la hora correcta en que los participantes se concentran más en los temas discutidos (yo prefiero hacer juntas por la mañana, entre 9 y 12). Evita reuniones en lugares abiertos, porque el movimiento puede distraer a los participantes.

Ten en mente que estas sugerencias sirven en la mayoría de los casos, pero debes evaluar como aplicar cada un en tu situación específica. Factores como cultura de la empresa y procedimientos de trabajo pueden influenciar la forma de ejecutar una reunión. Toma estas reglas como un guía general y adáptalas a tu realidad.

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Publicado por Mario en Consejos para emprendedores

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