El flujo de cobros de la empresa es una función vital para la buena marcha de todo negocio, ya que es el que aporta el disponible necesario para que la empresa pueda hacer frente a sus propias obligaciones. Asimismo es la fase en la que la empresa realiza sus beneficios, puesto que hasta que la venta no está cobrada no se puede considerar cerrada la transacción comercial.
El flujo de cobros se encuadra en el ciclo de maduración, por lo que previamente vamos a ver en que consiste este último.
El ciclo de maduración
La rentabilidad de un negocio depende en gran medida de la duración del período de maduración del dinero, es decir del tiempo que transcurre entre que el dinero sale de caja hasta que vuelve a la empresa o dicho de otra forma el plazo que pasa entre la compra de materias primas hasta el ingreso de los cobros de clientes.
El ciclo de maduración comprende 5 fases importantes que son.
La fase de aprovisionamiento: es el tiempo que permanecen en el almacén las materias primas
La fase de fabricación: es el tiempo que tardan en fabricarse los productos
La fase de comercialización y distribución: es el tiempo que se tarda en vender los productos terminados que están en el almacén
La fase de pago a proveedores: es el tiempo que se tarda en pagar a los proveedores
La fase de cobro a clientes: es el tiempo que se tarda en cobrar de los clientes
Durante las 4 primeras fases del período de maduración las empresas han de realizar importantes inversiones en compras de materias primas y componentes, pago de salarios a los trabajadores, gastos de producción, gastos de comercialización, etc…
La quinta fase supone para la empresa recuperar las inversiones y realizar beneficios.
El resultado de esta quinta fase queda reflejado en la cuenta de resultados de la empresa.
Al finalizar el ciclo la empresa ha de ser capaz de generar unos flujos de dinero que le permitan cubrir los costes de materia prima, los de transformación de la misma, los otros costes incorporados, así como unas sumas de amortización de los activos fijos y por último unos beneficios.
Todas las empresas son conscientes que en la medida que se puede reducir este periodo, aumenta la rentabilidad sobre las inversiones.
Por este motivo todas las empresas bien gestionadas intentan que el período de maduración sea lo más corto posible con el fin de disminuir sus necesidades de financiación, incrementar su liquidez y aumentar la utilidad sobre activos.
Si dejamos aparte el proceso productivo, dentro del período de maduración la clave del éxito en un negocio se encuentra en tres sub-períodos claves:
• El período de pago a los proveedores
• El período de venta de los productos
• El de cobro a los clientes
El período de pago depende de las condiciones negociadas con los proveedores y concretamente con el plazo de pago que se consiga obtener, puesto que cuanto más tiempo disponga la empresa para pagar sus suministros, tanto mayor será la financiación espontánea sin coste conseguida.
Por lo general es la dirección de compras la encargada de negociar el plazo de pago a proveedores.
El período de venta de los productos viene determinado por el tiempo que permanece el producto acabado en el almacén hasta que se sirve el pedido en firme. Es responsabilidad de dirección comercial conseguir vender los productos terminados lo antes posible y al mejor precio que se pueda obtener en el mercado y del director de logística que los envíos lleguen lo antes posible al cliente.
El período de cobro a los clientes es el plazo que se tarda en conseguir el cobro de las ventas realizadas. Este último período es donde la dirección financiera de la empresa debe incidir con el fin de agilizar el retorno de los fondos invertidos
Teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas realizan de forma habitual más del 70 % de sus ventas a crédito, el cobro puntual de las facturas a su vencimiento es vital para la viabilidad de cualquier empresa que conceda aplazamientos de pago a sus clientes.
El circuito de cobros
En el flujo de cobros es el verdadero sistema circulatorio de una empresa, y a semejanza de la circulación en el cuerpo humano, el flujo de cobros proporciona el elemento vital para que el sistema funcione.
El circuito de cobros en la moderna gestión de empresas debe ser contemplado como un proceso global que abarca varias etapas.
En definitiva el proceso de cobro es el generador de liquidez para la empresa y lo que permite su buen funcionamiento.
El concepto dinámico del “Credit Management” considera el factor tiempo como algo esencial del circuito de cobros, y solamente considera cerrado el ciclo cuando se dispone plenamente del importe de la venta en la tesorería de la empresa.
El proceso de cobros está formado por las siguientes 5 etapas
Venta / Suministro / Facturación / Cobro / Ingreso
Con el propósito de poder minimizar el tiempo necesario para cada fase, se puede dividir a su vez cada una de las fases en sub-etapas, de forma que será más fácil identificar y conocer las etapas en las que se alarga el proceso, y por lo tanto tomar las medidas para corregir la situación.
Las diferentes sub-etapas son:
• En venta: captación del pedido ; tramitación pedido; aceptación pedido
• En suministro: preparación pedido; confección albarán; salida mercancía fábrica; transporte; llegada mercancía almacén cliente; conformidad albarán
• En facturación: recepción albarán validado; confección factura; envío factura cliente; llegada factura administración cliente
• En cobro: vencimiento factura; pago factura por cliente; recepción instrumento pago;
• En ingreso: tramitación del instrumento de cobro; ingreso en el banco; abono en valor del cobro
Por lo general el plazo de cobro contractual con los clientes es difícil de cambiar, y por política comercial las empresas deben aceptar plazos de pago dilatados.
No obstante se puede ganar tiempo en otras sub-etapas que dependen de la organización de la empresa proveedora. El objetivo es doble, ya que por una parte se obtendrá mayor liquidez y por otra se reducirán los costes financieros.
Por lo tanto existen muchas variables sobre las que se puede actuar con el objetivo de reducir los días transcurridos entre una etapa y la siguiente.
Mediante una apropiada identificación y regulación de los retrasos se pueden ganar muchos días en la obtención del disponible, lo que representa una liberación de los activos circulantes y un ahorro en costes financieros.
La reducción del proceso de cobro
• 1– en la venta
En esta sub-etapa es posible reducir días actuando sobre:
a) El sistema de captación de pedidos
La rapidez con la que llega el pedido para su tramitación no sólo concierne al departamento comercial, puesto que cuanto antes se pueda procesar, antes se inicia el proceso de cobros.
En muchas empresas por fallos elementales en el envío de los pedidos se pierden varios días. Una causa frecuente es que los vendedores envían los pedidos por correo o acumulan varias hojas de pedido antes de remitirlas a la empresa. Este problema se soluciona fácilmente utilizando las modernas tecnologías de la comunicación como son las terminales de ordenador mediante las cuales los vendedores pueden enviar los pedidos diarios o utilizando la comunicación vía e-mail. Estos sistemas permiten además ganar agilidad ya que los pedidos entran directamente en el sistema informático de la empresa.
Asimismo se evitan los errores de transcripción de las hojas de pedido cumplimentadas a mano o las equivocaciones al interpretar los pedidos enviados por fax y que tienen letras o cifras poco legibles
En cualquier caso la empresa debe incorporar el concepto de calidad en la información que aparece en los pedidos, de manera que figuren todos los datos completos y con la mayor exactitud
b) la tramitación de los pedidos
debe hacerse en las 24 siguientes a su llegada y el sistema debe dar prioridad a los pedidos importantes que deben ser procesados inmediatamente.
c) la aceptación de los pedidos
debe ser dinámica y el Credit Manager debe tener procedimientos automáticos de control de créditos que permitan la inmediata aprobación o denegación de una operación.
En ningún caso deben existir retrasos motivados por controles de crédito poco ágiles.
• 2– En el suministro
a)La preparación del pedido
Los errores de cantidad o calidad de las mercancías, la falta de eficiencia en el empaquetado y las roturas son causas de devoluciones de género y problemas de cobro. Los envíos deben ser impecables para evitar problemas de cobro por culpa de fallos en el almacén. La mercancía debe estar lista para el envío lo antes posible, dando prioridad a los pedidos de más valor.
b) La confección del albarán
El albarán es un documento de una importancia vital en las transacciones comerciales ya que demuestra la existencia de una compra-venta acreditando la entrega de la mercancía. Su cumplimentación debe ser lo más perfecta posible ya que en caso de errores el cliente puede rechazar el pedido. Asimismo en el momento de redactar la factura se cometerán los mismos errores que figuran en el albarán.
c)La salida de la mercancía de fábrica
Una vez preparados para el envío los pedidos deben ser entregados al transportista enseguida, evitando demoras de mercancías preparadas en el almacén por deficiencias en el reparto o problemas con las rutas de entrega. La forma de enviar la mercancía y el tiempo que tarda en llegar al cliente son muy importantes para el proceso de cobro. El plazo de pago vendrá dado por la fecha de entrega del producto, puesto que en caso de post-facturación el albarán es imprescindible para la confección de la factura, y en pre-facturación el cliente se negará a aceptar un vencimiento si la fecha de recepción de las mercancías es muy posterior a la fecha de la factura.
d) El transporte
El sistema de transporte debe ser lo más racional posible y habiendo estudiado a fondo las rutas de entrega para aumentar la rapidez. El transportista debe garantizar la entrega de los envíos a los clientes en los plazos mínimos y evitar que por problemas de rutas existan pedidos que tarden varios días en llegar a su punto de destino.
La calidad del servicio debe ser óptima para evitar errores en los repartos, lo que ocasiona problemas de cobro con los clientes.
e) La llegada de la mercancía al almacén del cliente y conformidad del albarán
El envío debe llegar al domicilio escogido por el cliente para la recepción de mercancías y en el horario solicitado, por lo que deben evitarse errores en la dirección de entrega y respetar los horarios del comprador.
Una vez que el envío ha llegado a su destinatario es fundamental que el albarán sea correctamente validado por el receptor de la mercancía.
El albarán es muchas veces el único documento que acredita la existencia de una transacción comercial, por lo que debe ser firmado y sellado por el responsable de recepción de mercancías del cliente.
• 3) En la facturación
a)La recepción del albarán validado
A partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que en caso de utilizar sistemas de post-facturación, es vital que los albaranes lleguen lo antes posible a administración de clientes para poder emitir las facturas.
Es prioritario evitar las retenciones de los albaranes en el circuito de envío a administración. En muchas ocasiones los albaranes tardan varios días en llegar lo que produce demoras innecesarias en la confección de las facturas. Esta práctica provoca la existencia de bolsas de riesgo ocultas ya que durante el plazo que tardan en llegar los albaranes no sólo se están dando días de crédito gratuito a los clientes, sino que no se contabilizan las partidas de ventas a crédito al no haberse emitido todavía las facturas correspondientes.
b) La confección de la factura
La factura es otro de los documentos clave de las transacciones mercantiles y la facturación es una de las operaciones más importantes para la empresa.
Es fundamental que la facturación se haga lo antes posible, dando prioridad a las facturas de mayor importe, cualquier retraso en la emisión de una factura supone otorgar días de crédito adicionales sin coste al cliente. Un buen sistema informático permite agilizar la facturación, pero no todo el proceso de facturación depende de la informatización.
En las empresas que utilizan sistemas de pre-facturación el problema de la dependencia del albarán para la emisión de las facturas queda solventado ya que se emiten automáticamente las facturas junto con los albaranes. No obstante la pre-facturación también tiene ciertos inconvenientes, sobre todo si la empresa tarda en servir los pedidos puesto que los clientes se negaran a aceptar la fecha de factura.
En caso de utilizar un sistema de post-facturación hay que considerar que en muchas ocasiones se está dando un plazo de crédito suplementario al cliente, puesto que la fecha de la factura es normalmente el día en que se está facturando, y no el día de recepción de la mercancía en el almacén del cliente.
En caso de facturar en forma agrupada las entregas de un determinado período, el proveedor todavía concede un plazo suplementario de crédito al comprador ya que por lo general se utiliza la fecha del día final del período de facturación como base para el cálculo del vencimiento para el pago de toda la agrupación de facturas.
Algunos clientes sólo autorizan como fecha para calcular el vencimiento el día en que sus servicios de compras validan la recepción de la mercancía, y a partir de esta fecha el proveedor debe emitir su factura, lo que le obligar a regalar unos cuantos días de crédito al cliente.
En resumen la factura es un documento de suma importancia y debe ser emitida con la mayor precisión, claridad y exactitud. Cualquier error en la confección de la factura supone un problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que obliga la legislación y asimismo los que solicita el cliente
c) El envío de la factura al cliente
De nada sirve un sistema de facturación rápido y preciso si se demora el envío de la factura al destinatario. La empresa debe tener un buen sistema de reparto y dar un tratamiento especial al envío de facturas de importes elevados. Las facturas deben salir enseguida una vez emitidas y enviadas a la dirección correcta del responsable de pagos.
Es conveniente actualizar las direcciones de envío de las facturas y comprobar las facturas devueltas por errores de dirección postal.
d) La llegada de la factura a la administración del cliente
Es conveniente adoptar una política pro-activa en el control del envío de las facturas a los clientes, y a partir de determinado importe es conveniente contactar con la persona responsable de dar la aprobación y las órdenes de pago. En estos casos personalizar la gestión permite comprobar que la factura sea correcta para el cliente y asegurar su cobro al vencimiento. En caso que la factura no sea correcta para el cliente, el proveedor tienen margen de tiempo para rectificar los errores en su factura.
• 4) En el cobro
a) El vencimiento de la factura
Existen muchos aspectos que determinan el vencimiento de las facturas, entre ellos están el plazo de crédito otorgado al cliente, la fecha de cómputo del crédito, las agrupaciones de facturación, y los días fijos de pago que tiene el cliente. Todos estos factores influyen en la fecha de vencimiento de la factura, por lo que el proveedor debe revisar cada uno de ellos e intentar conseguir las condiciones más favorables. Asimismo en el momento de acordar las condiciones de pago es necesario determinar con claridad la fijación del plazo de pago concedido al cliente. Se deben evitar expresiones poco claras como 60 días, sin especificar a partir de que día se inicia el cómputo del plazo, ya que éste puede ser a partir del día de entrega de la mercancía, del día de recepción y validación del producto por parte del cliente, de la fecha de factura, o de la llegada de la factura al cliente.
Los días fijos de pago del cliente son otro factor de distorsión, ya que alargan el plazo de cobro considerablemente, puesto que cuando el cliente tiene un solo día de pago al mes, el plazo se amplía en 15 días más
b) El pago de la factura por parte del cliente
El medio de cobro utilizado es muy importante ya que algunos canales de cobro alargan en varios días el cobro de las facturas.
Existen muchos medios y canales de cobro pero básicamente hay que agruparlos en tres grandes grupos:
1) los que están controlados por el proveedor
2) los que están controlados por el cliente
3) los que están controlados por una entidad bancaria
En el primer grupo se encuentran aquellos medios de cobro en los que el proveedor tiene la iniciativa de ejecutar el cobro y puede controlar el procedimiento. Por ejemplo cuando el pago está domiciliado en una cuenta bancaria del cliente y el proveedor puede girar los recibos al vencimiento.
En el segundo grupo se hallan todos los medios controlados por el propio cliente, quien decide cuando va a realizar el pago. Figuran en este apartado todos los sistemas de reposición, tanto si son por medio de transferencia o enviando un instrumento de pago.
En el tercer grupo figuran el factoring y el confirming que están controlados por las entidades bancarias que prestan dichos servicios financieros
A la hora de determinar el medio de pago es conveniente para el proveedor poder controlar el lanzamiento del cobro, por lo que el medio más adecuado es el uso de recibos al cobro domiciliados en una cuenta bancaria, ya que permite presentar al vencimiento un efecto al cliente a través del sistema bancario.
En caso de que el cliente no quiera domiciliar sus pagos, es bueno que el proveedor pueda tener en su poder antes de la fecha de pago un documento postdatado que pueda presentar al cobro el día del vencimiento (o descontarlo en caso de que le convenga). Los documentos en este caso sólo deberían de ser el pagaré o la letra aceptada, aunque de mutuo acuerdo con el cliente de respetar el día de pago, también se pueden aceptar cheques.
c)La recepción del instrumento de pago
En los casos en que el cliente tiene la iniciativa del pago, es decir en los pagos por reposición hay que establecer mecanismos de control para que el cliente no demore el envío de los instrumentos de pago y conseguir que el proveedor tenga en sus manos el documento antes del vencimiento.
Para ello es conveniente establecer sistemas de recordatorio quince días antes del vencimiento, para recordar al cliente que debe enviar el documento de pago.
Cuando el cliente pago por reposición es muy importante controlar la llegada de los instrumentos de pago, ya sean recibos negociables, pagarés o cheques.
En caso de que el cliente aproveche hasta el último día para enviar un cheque es primordial no demorar su ingreso en cuenta ya que se están concediendo más días de crédito gratis al cliente si se demora la presentación al cobro del cheque.
• 5) En el ingreso
Tramitación del instrumento de cobro; Ingreso en el banco; Abono en valor del cobro
a) la tramitación del instrumento de cobro
No hay que olvidar que cobro no es equivalente a ingreso, puesto que existe un plazo de tiempo entre la fecha en que se recibe el cobro y el día en que se puede disponer de su importe. En la mayoría de los medios de pago existe un retraso producido por el período transcurrido entre la recepción del cobro, su ingreso en el banco y la disposición del importe. Este período de tiempo recibe la denominación de float financiero.
La contabilidad no suele informar del float financiero, ya que los cheques se suelen dar por cobrados el día en que se ingresan y no el día en que son abonados en valor, incluso puede ocurrir que los cheques se contabilizan un viernes pero son ingresados el lunes siguiente.
b) el ingreso en el banco
Es importante proceder al ingreso inmediato en el banco de cualquier instrumento de pago que llegue a la empresa y no incurrir en los vicios de esperar varios días para llevar al banco una remesa de cheques o pagarés ya vencidos.
Cuando un vendedor de una delegación ha cobrado un cheque de un cliente y lo envía por correo se pierde mucho tiempo y se concede un plazo extra al cliente. La razón es que el plazo que discurre entre que el documento llega a la empresa proveedora y se ingresa en el banco puede ser de más de diez días. En estos casos es conveniente que los cheques de los clientes s extiendan al portador y sin barrar y puedan ser cobrados e ingresados en efectivo directamente por los vendedores en cualquier ciudad de España. Si los cheques son nominativos y para abonar en cuenta, se puede apoderar a los comerciales para que puedan ingresarlos directamente en la cuenta de la empresa.
b) el abono en valor del cobro
El director financiero debe pactar con la entidad bancaria una valoración favorable para el abono de los documentos ingresados. De esta forma la empresa podrá disponer antes del saldo.
Conclusión
Mediante una adecuada gestión de todas las etapas del proceso de cobros se puede rebajar en varios días el plazo de cobro de los clientes y liberar importantes recursos invertidos en circulante. La liberación de estos recursos supondrá un aumento de la liquidez , una disminución de las necesidades de inversión y un ahorro de costes financieros.